Как организовать логистику документов?

Менеджер любой компании сталкивается с вопросом обмена бухгалтерскими и юридическими документами (коммерческие предложения, договоры, технические задания, сметы, акты, счета, товарные накладные и т.д.) с клиентами или подрядчиками. Как организовать его наиболее быстрым, надёжным и удобным образом? Стоит ли развозить документы самостоятельно или просить клиентов и подрядчиков доставлять документы к вам в офис? Какой способ доставки или документооборота выбрать? Расскажем на примере нашей студии дизайна, расположенной в небольшом российском городе.
По нашему опыту, можно обозначить несколько вариантов обмена документами:

Регулярно, один-два раза в месяц собирать все бухгалтерские документы по всем клиентам и отвозить каждому клиенту лично в офис. Такой способ кажется наиболее надежным и быстрым, так как вы передаете документы лично в руки, подписываете всё на месте и забираете свои экземпляры в тот же день. Но если ваша компания находится в крупном городе, то на доставку документов таким образом будет уходить 1-2 рабочих дня (т.е. 7-16 рабочих часов), что будет невыгодно и неэффективно для вашей компании. Кроме того, в зависимости от выбранного вида транспорта (личный автомобиль/велосипед/самокат/общественный транспорт/ пешие прогулки), ваши расходы на проезд могут также существенно увеличить внутренние расходы компании. Наш опыт показал, что развоз документов на наземном общественном транспорте (автобус/маршрутка) 5-7 клиентам в нашем городе, в среднем, занимает от 3 до 5 часов (с учетом пробок и ожидания общественного транспорта).
Итог: из плюсов — быстро, надёжно, привычно, ориентировано на клиента; минусы — дорого, утомительно.

Отправка документов Почтой России может показаться совершенно ненадежной и бесконечной по времени. Тем не менее, Почта предлагает несколько способов доставки, среди которых можно выбрать подходящий именно вашей компании:

• Обычный — наиболее дешевый и медленный (сайт и сотрудники ближайшего отделения Почты России утверждают, что min. за 22 рубля ваше письмо дойдет до адресата в течение 5-14 дней).
• Ускоренный — средний по стоимости и времени способ доставки (min. 85 рублей и 2 дня).
• Курьерский — самый быстрый и дорогой способ доставки (ваше письмо с 1-2 листами А4 найдёт своего адресата в течение дня).

Кроме того, на Почте России доступны дополнительные услуги, которые не ускоряют процесс доставки, а обеспечивают надёжность доставки:

• Заказное письмо будет вручено адресату лично. Вы получите трек-номер для отслеживания. С его помощью вы всегда сможете узнать местонахождение и статус письма. Недостаток этой услуги: получить письмо может только человек, указанный в поле «Кому» на конверте, причем с паспортом и заполненным почтовым бланком.
  
• Письмо с уведомлением о вручении будет вручено адресату под подпись. Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении.
  
• Ценное письмо и бумаги в нем застрахованы. Если с письмом что-то случится, вы сможете получить полную или частичную компенсацию.
  
• Письмо с описью вложения: при отправке такого типа письма вы получите заверенное почтовым работником подтверждение содержимого письма и даты его отправки.
  
• Письмо с наложенным платежом: чтобы получить письмо, адресат должен будет заплатить указанную вами сумму.
  

По нашему опыту, простые (то есть, незаказные) письма, отправленные обычным способом, доходят до адресата в границах одного города минимум за 3-5 рабочих дней. При этом, максимальный срок доставки нашего письма однажды составил 3 (!) недели. На наши вопросы о том, как можно ускорить доставку в пределах нашего города, сотрудники Почты России предложили воспользоваться авиапересылкой...Мы решили не рисковать :-) Доставка простых писем в другие города России занимает обычно дней 7-10. Важно также обращать внимание на то, что некоторые компании предпочитают простые письма, чтобы не тратить время на посещение почты и стояние в очередях. Ценные письма, письма с описью и наложенными платежами в рамках нашей компании обычно не отправляются, эти услуги актуальны, как правило, для оригиналов ценных бумаг, к которым стандартные бухгалтерские документы обычно не относятся.
Итог: плюсы — относительно дёшево и привычно; минусы — долго, не всегда надёжно, сложно.

Некоторые наши клиенты из крупных городов задают нам вопросы о возможности онлайн-обмена документами, используя онлайн-сервисы (Synerdocs, Диадок, EDI СФЕРА Курьер, Unicloud Business 365 и др.).
Благодаря этим сервисам компании не тратят время и деньги на распечатку, отправку или развоз документов, ускоряют бизнес-процессы и упрощают жизнь бухгалтерам и менеджерам. Однако, для того чтобы пользоваться онлайн-сервисами обмена документами, руководителю компании необходимо зарегистрировать свою электронную подпись и печать и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (КСКП ЭП), а на эту процедуру нужно достаточно времени и нервов.
В нашей компании с некоторыми клиентами мы пришли к договоренности считать электронные документы (факсимильные и сканированные копии) юридически равными оригиналам при условии, что на каждом листе документа есть соответствующая надпись («Факсимильные (сканированные) копии настоящего Договора имеют юридическую силу Оригинала»).
Итог: плюсами можно считать сокращение издержек, ускорение документооборота, минусы — бюрократические процедуры и время на обучение персонала работе с онлайн-сервисами.

Перечисленные способы обмена документами не охватывают все возможные виды, мы лишь описали те из них, которые мы проверили на своем опыте. Сейчас наша компания стремится к полному переходу на электронный обмен документами, однако не все клиенты готовы доверять сканам или электронным печатям и подписям и по-прежнему ждут от нас «нормальные», бумажные документы с рукописной подписью и «настоящей» печатью

Эта статья была опубликована и стала выбором редакции Spark.ru